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Como as Pessoas Bem Sucedidas se Comunicam (Por E-mail)

Evite essas 4 frases que fazem você soar 'falso e não profissional'


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Imagem: Unsplash

Com mais de 300 bilhões de e-mails enviados todos os dias, o profissional de trabalho médio recebe 121 e-mails diariamente. Então, quando se trata de comunicação com chefes e colegas, escolha de palavras e tom importam muito.


A autenticidade na linguagem pode ajudar a fortalecer as conexões e o respeito mútuo. O uso de palavras e frases que são insinceros — apesar de suas melhores intenções — pode não apenas fazer com que seu e-mail fique sem resposta, mas apresente uma oportunidade perdida de construir um relacionamento positivo.


Veja também:



Rebecca Zucker, sócia-fundadora da Next Step Partners, especialista em falar em público, publicou um artigo na Make It, revelando quatro frases irritantes que podem fazer você soar passivo agressivo, falso e pouco profissional:


1. "Não tenho certeza se viu meu último e-mail..."


De acordo com uma pesquisa de e-mail do Adobe Consumer, 25% dos entrevistados citaram essa como a frase mais irritante que as pessoas usam nos e-mails de trabalho, seguida por "pelo meu último e-mail".


Acompanhar e-mails sem resposta pode ser complicado. Embora seja possível que a outra pessoa possa ter perdido seu e-mail (ou seja, ele foi para spam ou foi enterrado), é mais frequentemente que eles Acompanhar e-mails sem resposta pode ser complicado. Embora seja possível que a outra pessoa possa ter perdido seu e-mail (ou seja, ele foi para spam ou foi enterrado), é mais frequentemente que eles . No entanto, eles podem ter realmente esquecido sobre isso, ou era uma prioridade tão baixa que eles ignoraram completamente.


Tudo bem dizer que você está acompanhando. Mas curta o seu e-mail e inclua uma pergunta clara que permite que o receptor salve a face. Pode soar como "Posso apresentá-lo a este cliente?" ou "Você tem algum feedback sobre esta cópia de anúncio? Se eu não ouvir de você até sexta-feira, eu vou assumir que tudo parece bom.


2. "Conforme conversamos..."


Esta frase (e da mesma forma, "como discutido" ou "por" qualquer coisa) soa excessivamente formal e limítrofe litigiosa.


A menos que você esteja documentando algo para fins legais, evite usar esta frase. Ele aparece como severo, frio, distante e inautêntico.


Você poderia, em vez disso, dizer, "Estou anexando o artigo que mencionei durante nossa chamada..." ou "Foi ótimo falar com você mais cedo. Aqui está a descrição do trabalho para o papel aberto na minha equipe no caso de você saber de alguém.



3. "Espero que este e-mail te encontre bem..."


Esta é uma maneira estranhamente indireta de dizer "Espero que você esteja indo bem", que, dependendo da relação, pode ser sincera. É melhor usado com alguém que você tem uma relação estabelecida e não esteve em contato recente. É muito menos sincero com pessoas que você acabou de conhecer ou não conhece.


Rebbeca exemplifica: "Uma vez recebi um e-mail de um conhecido com quem não falava há algum tempo. Era final de 2020 e o mundo virou de cabeça para baixo devido a Covid. Seria inautêntico não reconhecer a ansiedade e o medo com que todos estávamos lidando. Abri a mensagem com": Espero que você e sua família estejam indo bem durante este tempo absolutamente maluco.


"Maluco" fez seu e-mail se sentir genuíno. Não é uma palavra que as pessoas costumam usar em e-mails profissionais, mas abordou o fato de que todos nós estávamos nos adaptando a um período difícil.


Resumindo, não tenha medo de mostrar que se importa em um nível pessoal.


4. "Atenciosamente, ..." (ou qualquer saudação de fechamento gerada automaticamente)


Enquanto pretende economizar tempo para o remetente, a maioria das saudações de fechamento geradas automaticamente — "Calorosamente", "Melhor", "Respeito", "Muito obrigado", "Sinceramente" — normalmente faz seu e-mail soar impessoal.


Sua aprovação deve coincidir tanto com a relação que você tem com o receptor quanto com a natureza do seu e-mail. Você não usaria "Calorosamente", por exemplo, se estivesse perguntando à equipe financeira sobre o status do seu pagamento. Nem você usaria "Obrigado" se você está fornecendo aos colegas uma atualização - o que você está agradecendo?


Personalize a saudação de fechamento para o contexto da mensagem. Só vai levar um segundo ou dois. Claro, se você está fazendo um pedido, tudo bem assinar com "Obrigado". Mas se você está enviando uma atualização para um colega, escolha algo que reflita a conversa, como "Fale em breve" ou "Vejo você na reunião de amanhã!"



*Conteúdo publicado originalmente na MakeIt

 

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