Como um líder deve se preparar para uma reunião verdadeiramente produtiva
Muitas dicas de eficácia da reunião já são bem compreendidas, incluindo começar e terminar a tempo, criar agendas eficientes, estabelecer funções claras e lembrar quando você está mudo. Mesmo que você não saiba o básico, uma rápida pesquisa no Google os revelará.
Mas algumas das dicas de reunião mais valiosas também podem ser as menos conhecidas porque não são sobre a estrutura da reunião, os participantes ou até mesmo a agenda; elas são sobre como o líder da reunião se prepara e se comunica ao longo dela.
Como em quase qualquer projeto de trabalho, o sucesso de uma reunião depende do sucesso da comunicação de liderança. A HBR publicou as melhores táticas que os grandes líderes costumam aplicar durante a reunião.
Abaixo estão 10 táticas de comunicação que podem ajudar os líderes das reuniões e os executivos.
1. Prepare Sua Pauta — Não Apenas uma Agenda — Antecipadamente
Uma agenda é um roteiro de reunião útil, mas não uma ferramenta eficaz para transmitir seus pontos-chave. Então, além de criar uma agenda, conceba e prepare alguns pontos breves, mas valiosos com antecedência.
Algumas perguntas a fazer a si mesmo podem ajudá-lo a desenvolver estes pontos:
“Que ideias eu quero levantar nesta reunião?”
“Com quais desafios precisamos de ajuda?”
“Quem merece elogios ou menção?”
“Quais perguntas eu mais quero que esse grupo discuta e considere?”
Traga essas respostas para a reunião e compartilhe-as no início ou quando surgirem tópicos relacionados à agenda. Lembre-se: um tópico é um pedaço de papel. Um ponto é um avião de papel. Você pode ter os dois na mesa, mas apenas um entrega sua ideia.
2. Forneça o Propósito
No início da reunião, compartilhe o propósito da reunião — o que precisa ser decidido, revisado ou realizado como resultado. Evite propósitos vagos como “explorar” ou “abordar” um problema. Isso só promete conversa, não ação ou avanço. Afirmar um propósito claro no início da reunião ajudará a garantir que ela seja atendida — ou pelo menos verificada — até o final.
3. Guie Seus Ouvintes
Os líderes muitas vezes deveriam iniciar reuniões com saudações, sentimentos e atualizações importantes. Se seus comentários de abertura cobrirem vários tópicos, forneça uma prévia: “Antes de começarmos, gostaria de abordar rapidamente o anúncio de previsão da semana passada, os resultados da nossa pesquisa interna e alguns novos membros da equipe que se juntarão a nós em breve.”
Além disso, use transições internas (“A segunda coisa que quero sugerir é Y”) e declarações de conclusão (“Como você pode ver, X, Y e Z são críticos para o nosso sucesso”).
Este andaime de visualização/transição/revisão ajuda sua equipe 1) a saber o que esperar, 2) segui-lo e 3) entender suas principais conclusões.
4. Esteja pronto para ouvir
Para um líder de reunião, ouvir e parecer ouvir são valores essenciais porque, embora o diálogo seja vital, você também quer ser visto como carinhoso e apreciativo das contribuições de seus colegas. Aqui estão algumas dicas rápidas para ouvir ativamente e demonstrar que você está ouvindo ativamente:
Sempre encare seu público e tente manter contato visual direto ao ouvir. Em uma reunião virtual, isso significa olhar para a câmera, não para a grade de pessoas.
Demonstre que você está ouvindo balançando a cabeça. Acenear com a cabeça é a maneira mais eficaz de mostrar apoio porque indica: "Eu ouço seu ponto de vista e estou comprando o que você está vendendo".
Não use o tempo de escuta como uma oportunidade para planejar o que você vai dizer a seguir.
Evite interromper os falantes ou terminar suas frases.
Considere refletir as perguntas de volta ao palestrante antes de oferecer imediatamente sua perspectiva ou entrar com uma solução.
Finalmente, mantenha a mente aberta e resista ao desejo de defender.
5. Preparar Perguntas
Nos diálogos entre executivos e suas equipes, os líderes podem impulsionar o aprendizado fazendo perguntas de sondagem. No artigo da Harvard Business Review “Ser um Líder Estratégico É Fazer as Perguntas Certas”, Lisa Lai afirma que fazer perguntas estratégicas como “Por que você está fazendo o trabalho que está fazendo?” e “Como é o sucesso da nossa equipe?” pode ajudar os líderes a incentivar suas equipes a pensar de forma mais estratégica.
Ter perguntas no bolso também pode preencher lacunas de reunião quando os participantes demoram para fazer perguntas ou precisam de outra pessoa para quebrar o gelo.
As questões de liderança podem se enquadrar em vários tipos:
Questões estratégicas
“O que você espera alcançar?”
“Como podemos aplicar essa abordagem em toda a empresa?”
Perguntas de reconhecimento
“Quem te ajudou com este projeto?”
“Como você teve a ideia?”
Perguntas úteis
“O que posso fazer para ajudar?”
“Quais recursos você precisa para levar seu projeto ao próximo nível?”
6. Mantenha o foco
Às vezes, você pode ficar tentado a deixar sua linha de pensamento para discutir algo não relacionado, quer a ideia surta de repente em sua cabeça ou seja levantada por outra pessoa na sala. Em um segundo você está falando sobre alavancar as mídias sociais e, no segundo seguinte, está falando sobre suas celebridades favoritas do Instagram. Essa rampa é perigosa porque, quando se arrasta por um tempo, perde tempo crítico e outras mentes começam a vagar.
Se você apresentar ou entreter uma ideia que é apenas tangencialmente relacionada ou não relacionada, “entre e saia” rapidamente para que você possa voltar aos pontos que veio a fazer.
7. Saiba quando você terminou seu ponto de vista
Alguns falantes têm uma voz irritante na cabeça que diz: “Eles ainda não entendem — continue falando!” Essa voz interior — brotando da sua insegurança — muitas vezes está errada, então não confie nela. Depois de mostrar seu ponto de vista, pare e avance a reunião. Se as pessoas tiverem dúvidas, elas perguntarão. Essa abordagem também garante que outros na reunião tenham tempo para falar.
8. Dê Crédito Conciso
É sempre uma boa ideia que os líderes compartilhem pontos de elogios, apoio e encorajamento com suas equipes, mas o impacto desses sentimentos diminui quanto mais tempo você continuar. E assim por diante. Então fica estranho.
Nada mata mais um bom ponto do que divagar, então mantenha seus agradecimentos estruturados e limitados a 15 segundos ou menos. Ao mesmo tempo, perceba que as duas palavras “obrigado” nunca têm muito impacto. Sempre forneça o “porquê”. Um bom modelo para dar crédito ou apreciação é: quem fez isso, o que eles fizeram e que impacto isso teve nos objetivos organizacionais ou da equipe.
9. Ajude os outros a permanecer no ponto
Se, durante a sua reunião, um membro da equipe fizer uma apresentação formal sem um ponto ou proposta clara, solicite gentilmente um perguntando educadamente: "O que você recomenda?" ou “O que você propõe que façamos?” Quanto mais você fizer essas perguntas orientadoras, maior a probabilidade de essa pessoa eventualmente perceber a habilidade crucial de comunicação de liderança de transmitir pontos — não apenas compartilhar pensamentos.
10. Termine com um Passo de Ação Significativa
Você mantém o impulso pós-reunião quando termina a reunião com os próximos passos claros, incluindo quem está tomando as ações e quando. Esse ator pode ser um gerente, um assistente administrativo, um comitê ou até mesmo você mesmo, mas certifique-se de que seja alguém que não apenas registre e arquiva as ideias, mas as avance.
Muitos líderes de reuniões acham que seu trabalho termina quando a reunião começa ou que eles simplesmente servem como anotadores e “polícia da agenda”. Mas um líder é um líder, quer você administre uma reunião ou uma equipe, então use todas as ferramentas de comunicação à sua disposição para garantir que pontos críticos sejam levantados e discutidos da maneira mais eficaz quanto são eficientes.
(O conteúdo original da história você encontra aqui)
Você já segue Belém Negócios no Instagram? Quem inova está seguindo.
Comments